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El Tablero Options – Los Canvas del Cambio

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Options de Lean change management

El Tablero Options – Los Canvas del Cambio

Lean Change Management está pensado como un modelo simple pero no líneal impulsado por el feedback para manejar la gestión del cambio organizacional entendiéndose que el cambio no es lineal y no podemos controlarlo sino gestionarlo, aparte, dependerá del contexto en la forma que apliques la gestión del cambio. Lean Change Management no es una solución única, una bala de plata o una metodología completa para gestionar el cambio organizacional, en cambio, Lean Change Management proporciona un ciclo simple que ayuda entender las situaciones complejas dentro de los cuales los líderes y las personas validan sus asunciones, hipótesis sobre cambios que necesitan poner en marcha y aprender de sus hallazgos en el camino a través del feedback de las personas afectadas por el cambio. Esta simplicidad es su mayor fortaleza del modelo LCM diseñado por el canadiense Jason Little.

En este post intentaremos explicarte el propósito de un lienzo muy fácil de hacer y que ayuda mucho en la toma de decisiones para elegir las actividades (opciones) con el cual emprenderás en tu trabajo como agente de cambio.

¿Qué es el Tablero Options?

Es un tablero que sirve para priorizar y clasificar rápidamente los tipos de Opciones que se convertirán en Experimentos.

Si tienes una sola opción, no tienes opciones. Si tienes dos opciones, tienes un dilema. Cuando tienes tres opciones, entonces es que realmente tienes Opciones

Jerry Weinberg

Una opción desde el enfoque de LCM es un experimento, piense como el Product Owner con su Product Backlog que ordena los items más valiosos en el top del Backlog para ser seleccionados por el Development Team y comienza a trabajar en ello durante el Sprint. Así pasa desde el enfoque LCM, el tablero Options (Opciones) es una herramienta que ayuda a visualizar esos Items de opciones que más valor tiene y que podemos obtener resultados de alto impacto o victorias tempranas (Quick Wins) para ser introducidos en un tiempo determinado.

Hay tres factores principales a tener en cuenta al evaluar sus opciones:

Costo

 ¿Cuál es el esfuerzo o la inversión necesaria para que esta opción sea viable?

Valor

¿Cuál es el beneficio? ¿Supera el costo?

Nivel de disrupción

¿Cuán disruptiva sería esta opción en la organización? A menudo, esta es una noción intuitiva y difícil de cuantificar.

Todas las opciones tienen un costo, el coste de una Opción está fundamentalmente relacionado con el esfuerzo necesario para ejecutarla más allá del costo en términos financieros que pueda la opción necesitar para implementarse, por ejemplo:

  • El tiempo de trabajo en el cambio: los cambios necesitan ser planeados, las personas de la organización deben estar alineadas con el cambio y eso lleva tiempo. Supongamos que está tratando de implementar un cambio que afecta un proceso medular a 4 áreas diferentes. Ese es un cambio difícil de hacer y puede llevar cierto tiempo conseguir que todos estén alineados.
  • Desarrollo de nuevas capacidades: incluye la adquisición de cursos de capacitación o como puede ser la contratación de Mentoring con consultores especialistas que trabajarán directamente con los colaboradores que pasarán por un proceso de cambio.
  • Caída de productividad: es difícil asignarle un valor en dinero a este ítem, pero es muy real. Las personas necesitan tiempo para pasar por esa curva de aprendizaje y practicar las habilidades recientemente desarrolladas, y todo su negocio en general puede sufrir por un periodo de tiempo hasta que incorpore estas capacidades nuevas y estrategias como un nuevo Status Quo.

Un ejemplo:

Un grupo de profesionales han propuesto varias ideas para un problema que intentan resolver en una organización dada. Llamemos a este señor Pepe de los Palotes, Pepe colabora en un equipo como Product Owner y tiene serias dificultades para desempeñarse en el rol dado su carácter y su arraigada costumbre de trabajar en el mando y control, pero, además es un temeroso al cambio y aparentemente no escucha según las observaciones de las personas que trabajan con el. Se aportan tantas opciones para ayudar a solventar esta situación y el equipo ubica según el costo y el valor que puede implicar elegir la opción, lo bueno de esta técnica es lo fácil de ver las victorias tempranas (Quick Wins) que nos puede dar la recompensa o la cercanía de la victoria del cambio así como también las opciones más disruptivas.

Opciones de ejemplo
Ejemplo académico

Aquí entra en juego las decisiones del equipo apoyado con la organización, supongamos a modo de ejemplo académico que elijan establecer un espacio de trabajo con apoyo de Recursos Humanos para entender que realmente motiva a esta persona para asumir el rol de Product Owner y cerrar brechas con un acompañamiento profesional de mentorship, dependiendo del plan mentorship y su resultado en un tiempo definido se evalúa si el desempeño y el comportamiento mejoró, en caso contrario ahí es mejor tomar la opción de retirarlo del rol.

Esto es justamente el trabajo del agente del cambio ágil, establecer una dinámica de trabajo de gestión del cambio con enfoque orientado al feedback, colaboración y transparencia, alentando a las personas que son afectadas por situaciones o cambios que propongan tantas opciones y que ellos mismos puedan validar si la opción resulto o no, si no resulto vuelve a iterar con una opción distinta.

El uso del término Coste ayuda a los Sponsors a darse cuenta que todas las acciones en el plan de cambio implican de algún modo un costo.

Sin embargo puede elegir priorizar sus Opciones de la forma que desee. Opciones es punto de partida para su brainstorming y simplemente colocarlas todas en una tabla de costo vs valor para poder exponer todas las ideas que propongan.

Pasos en una sección de trabajo para ubicar las opciones en el Tablero Options

  • Comienza con analizar las opciones que provocarían una alta disrupción (cambio muy brusco) que proyecta alta incertidumbre y riesgo, quizás no es el momento de introducirlo, no esta preparado la organización para ser introducido, es una opción viable y sin embargo no la elimines de una vez, simplemente registralo en algún otro lado de tu sala o lienzo o en una sección que diga Abandonar por ahora y continué con las opciones que más probablemente serán consideradas para ser planificado e introducido posteriormente.
  • Comparta en este proceso su pensamiento y percepción con su Sponsor aliado y pídale su feedback.
  • Pregunte en el equipo y complementen con otros ejercicios para preguntarse ¿Quienes se ven afectado? ¿Dónde podrían estar los apoyos? ¿Dónde podrían manifestarse resistencias por esa opción?, esto le ayudará a aclarar el panorama sobre esa opción y ubicarlo en el lienzo.
  • Apóyate con los 8 pasos de Kotter cómo un checklist y no como un proceso lineal a seguir, ejemplo
    • ¿Está dicha Opción diseñada para ayudar a construir urgencia? (1er. paso de Kotter).
    • ¿Contribuirá esta Opción a lograr una ganancia rápida? (6º paso de Kotter), esta pregunta ayuda mucho identificar las opciones en la zona de triunfos rápidos en el tablero Options o más conocido en el mundo de la gestión del cambio como Quick Wins.
    • Si esta Opción es un cambio de estrategia, ¿en cuánto afectará a las otras seis dimensiones de McKinsey? (7S de McKinsey).
    • ¿Está dicha Opción generara conciencia acerca del cambio? (ADKAR®).
    • ¿Con está dicha Opción lograremos brindar el conocimiento para poder alcanzar el cambio? (ADKAR®).
    • ¿Está dicha Opción lograremos generar reforzamiento acerca del cambio implementado? (ADKAR®).

Si quieres aprender de otras herramientas de gestión del cambio que te permiten evaluar las opciones, sigue atento a nuevos Post en nuestra sección de Gestión del cambio o participa en nuestros cursos oficiales de Lean Change Management que tenemos presenciales o virtuales que ofrecemos mensualmente abajo están las próximas fechas

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¿Donde puedo bajar el tablero Options?

Canvas Options Lean Change Management

Lo puedes descargar desde la página de Leanchange.org abajo los enlaces directos

En inglés
En español

Más información acerca del tablero Options.

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